Kevesebb ügyfél általi azonosítást ígérnek az ügyintézésben, az ügyfelek nagyobb szabadságot élvezhetnek, s az ügymenet is várhatóan gyorsabb lesz. Nagy léptekkel haladunk a papírmentes ügyintézés felé, az elektronikus ügyintézést egy egységes kormányzati infrastruktúra kialakítása teheti hatékonyabbá. A Rádió Orient műsorában Zöld-Nagy Viktória, a KIM helyettes államtitkára válaszolt a közigazgatást érintő szakértői kérdésekre.

A hivatali ügyintézésben bevezetett újítás az ügyfél azonosításának egyszerűsítése. Ha valamely személyazonosító dokumentum épp nincs az ügyfélnél, egy korábban indított eljárás során igazoló dokumentumként elfogadott egyéb igazolványt, vagy például a személyi számot, adószámot is elfogadnak azonosítóként az újabb eljárás során. Bár az ügymenetet ez gyorsítja, itt felmerül az adatbiztonság kérdése is, ugyanis a személyes adatok kezelésére nem egyformán jogosultak minden hatóság. Zöld-Nagy Viktória helyettes államtitkár elmondta, a célhoz kötöttség elve az irányadó. „Addig és olyan mértékben lehet személyes adatokat kezelni, amíg az adott eljárásban az ügy intézésével összefügg, azon túlmenően nem.”

Július 1-jétől lépett életbe a közhiteles nyilvántartásokra vonatkozó szabályozás. A közigazgatási eljárási törvény módosítása beazonosította, melyek azok a nyilvántartások, amelyek tartalmát hitelt érdemlően szükséges igazolni, és amely ugyanakkor publikus és hozzáférhető is egyben. A kormányzati elképzelés következő lépése az állami nyilvántartások összehangolásáról szóló törvény (interoperabilitásról szóló törvény) elkészítése, amely a személyes adatok kezelésének és tárolásának kritériumainak megfelelve lehetőséget ad arra, hogy a hatóság a hivatalból ismerhető adatokat ne az ügyféltől kérje. A folyamatban lévő fejlesztések célja olyan automatizmusok beépítése az azonosítás folyamatába, amely az újabb ügyek indításánál és kezelésénél egyszerűsít.

A személyes ügyintézés mellett a kormányzat az ügyfélkiszolgálás másik két csatornáját, a telefonos és az elektronikus ügyfélszolgálatot is fejleszti. Így pl. KEK KH egy folyamatban lévő projektje – Telefonos Ügyfélszolgálati Rendszer kialakítása - keretében lehetőség lesz az ügyfelek telefonos azonosítására és egyes ügyintézési cselekmények telefonos intézésére is. „Természetesen a hatósági döntés – az eljárás „kimeneti oldala” nem virtualizálható, tehát határozatot nem fog a központi telefonos szolgálatot végző tisztviselő közölni” - ám a kommunikációs felületek egyszerűsítését ígéri a helyettes államtitkár.

Az elektronikus ügyintézés jövője, hogy véget vet a papíralapú dokumentumkezelésnek. Bár a teljes kormányablak rendszer 2014-es beindulása megteremti ennek a lehetőségét, Zöld-Nagy Viktória szerint ennek gyakorlati megvalósítására még várnunk kell. „A bizalom mind az ügyfél, mind a hatóság részéről még a papírban van.” Az informatikai fejlesztések előkészítik az elektronikus ügyintézést, de a szabályozás továbbra is teret enged a papír-alapú dokumentumoknak.

Jövőre kötelező lesz a közintézményeknek az elektronikus ügyintézés támogatása, de természetesen ennek feltétele, hogy az adott intézmény megfelelő technikai felkészültséggel rendelkezzen. „Az informatikai lehetőségek korlátlanul adottak lesznek” - de a nagyarányú fejlesztéseket hazai forrás nélkül, uniós keretből kell kigazdálkodni - fűzi hozzá az helyettes államtitkár. Az informatikai háttérről elmondható, hogy ágazatonként eltérő típusú és hatásfokú rendszerek működnek. „Csak a kormányhivatalok mintegy 300 szakrendszert használnak.” Sikerre példa az idén bevezetett ÉTDR, amely teljesen elektronikussá tette az építésügyi eljárást.

Zöld-Nagy Viktória rámutatott, van példa egy egységes és ezért egységesen fejleszthető kormányzati infrastruktúra kiépítésére is. Ilyen pl. a német Baden-Württenberg tartomány közigazgatásában kifejlesztett rendszer. Ez a folyamat a helyi önkormányzatok szintjén is elindult, az úgynevezett alkalmazás-szolgáltató központ (ASP) kiépítése több éve folyamatban van. Az egységes és költségtakarékos informatikai rendszert szintén uniós forrásból finanszírozzák.

Az idei árvízi védekezést a helyi és megyei védelmi bizottságok, a katasztrófavédelem és a polgári védelem megújított igazgatási rendszere valósította meg. Ez számos változtatást jelentett szervezeti, személyi szinten és a szabályozásban egyaránt. A helyi és a megyei védelmi bizottságok élére új vezetők kerültek: helyi szinten a polgármester helyett a járási hivatalvezető, megyei szinten a kormánymegbízottak kaptak irányító szerepet. A polgármesterek azonban továbbra is ellátnak katasztrófavédelmi igazgatási feladatokat települési szinten. A változtatást indokolta az államigazgatás hierarchikus felépítése. A védekezést továbbra is egy központi koordinációs törzs vezeti, azonban külön szakmai irányítás alatt működik a katasztrófavédelmi és a polgári védelmi „ág”, előbbi a belügyminiszter által irányított Országos katasztrófavédelmi Főigazgatósághoz, utóbbi a honvédelmi miniszter által irányított Védelmi Hivatalhoz tartozik. Az új szabályozás egyértelművé teszi a szereplőket, illetve hogy ki mit tehet, milyen felelősség mellett. „Különösen fontos, hogy a veszélyhelyzetekben is jogilag tisztázott legyen a döntéshozatal folyamata” - hangsúlyozta a helyettes államtitkár.

A járási hivatali rendszer kapcsán Zöld-Nagy Viktória úgy tájékoztatott, hogy az ügymenetek egyszerűsítésére programot indítottak a kormányhivatalokkal együttműködésben. A járási hivatalok állományi, szervezeti, eljárási szintű konszolidálása folyamatban van.